Zeit sparen durch einfache Anleitungen!
Als ehemaliger Grenzgänger und heutiger Co-Geschäftsführer eines Schweizer KMUs weiss ich, wie wertvoll Mitarbeitende aus Deutschland sein können – gerade in Zeiten des angespannten Arbeitsmarkts. Viele Schweizer KMUs zögern jedoch, weil sie den bürokratischen Aufwand fürchten oder nicht genau wissen, wie der Prozess abläuft.
Genau hier setzt diese Hilfestellung an: eine kompakte Anleitung, die zeigt, wie einfach die Anstellung von Grenzgänger:innen wirklich ist – praxisnah, verständlich und direkt anwendbar.
Welche Kriterien definieren eine:n Grenzgänger:in?
Grenzgänger:innen wohnen in Deutschland, arbeiten in der Schweiz und kehren mindestens einmal pro Woche in ihren Heimatort zurück. Damit alles rechtlich und administrativ korrekt abläuft, müssen einige wichtige Schritte beachtet werden. Die folgende Anleitung hilft dabei.
Falls Grenzgänger Fragen bezüglich deutschen Ämtern, Anmeldungen auf deutscher Seite oder ähnlichem Stellen, darfst du gerne auf meinen GrenzgängerRatgeber verweisen. Dieser enthält viele nützliche Informationen für Grenzgänger! Andere häufige Fragen von Grenzgänger:innen habe ich weiter unten zusammengefasst.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Als Schweizer KMU hast du die Möglichkeit, deutsche Arbeitnehmer als Grenzgänger:innen einzustellen. Grenzgänger:innen wohnen in Deutschland, arbeiten in der Schweiz und kehren mindestens einmal pro Woche in ihren Heimatort zurück. Damit alles rechtlich und administrativ korrekt abläuft, müssen einige wichtige Schritte beachtet werden. Die folgende Anleitung hilft dabei.
Die Herausforderungen für Arbeitgeber
Hier findest du alle wichtigen Schritte, die du bei der Anmeldung eines Grenzgängers als Schweizer KMU beachten solltest:
1. Arbeitsvertrag abschliessen
Erstelle einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit deinem zukünftigen Mitarbeiter- hier musst du auf nichts besonders achten!
2. Ansässigkeitsbescheinigung organisieren
Weise deinen Mitarbeiter darauf hin, dass er beim deutschen Finanzamt eine Ansässigkeitsbescheinigung (Formular Gre-1) beantragen muss, um als Grenzgänger anerkannt zu werden und du eines der 3 Exemplare benötigst (1x für Arbeitgeber/1x für Grenzgänger/ 1x für Finanzdirektion).
Bei Arbeitgeberwechsel oder im Folgejahr muss diese erneuert werden (Grenzgänger:in sollte fortan nach erstmaliger Beantra-gung das jährlich automatisch von deutschem Finanzamt zu-gesendet bekommen).
3. Grenzgängerbewilligung (Ausweis G) beantragen
Beantrage die Bewilligung beim zuständigen kantonalen Migrationsamt. Es ist immer der Kanton in dem der Arbeitgeber ist:
Mindestens diese Dokumente sind für einen erfolgreichen Antrag auf die Grenzgängerbewilligung in der Schweiz unerlässlich:
- Eine Kopie eines gültigen Reisepasses oder der ID (Personalsausweises) des Arbeitnehmers
- Ein aktuelles, biometrisches Passfoto oder Aufgebot des Schweizer Migrationsamtes für persönliche Vorstellung
- Wohnsitzbescheinigung (Ansässigkeitsbescheinigung) aus dem Ausland (Nachweis, dass der Mitarbeiter dauerhaft z.B. in Deutschland wohnt)
- Den unterschriebenen Arbeitsvertrag oder eine aktuelle Arbeitsbescheinigung, aus der Stellenantritt, Anstellungs-dauer und Arbeitspensum klar hervorgehen
4. Anmeldung bei Sozialversicherungen
Melde den Mitarbeiter bei den Schweizer Sozialversicherungen an (AHV, ALV usw.).
Grenzgänger sind grundsätzlich in der Schweiz sozialversichert, solange sie weniger als 25 % im Wohnstaat arbeiten.
5. Quellensteuer Lohnabrechnung
Ziehe dem Grenzgänger:in die Quellensteuer direkt vom Lohn ab und führe sie an die Schweizer Steuerbehörde ab.
Die korrekte Steuerberechnung hängt vom Grenzgängerstatus und der vorliegenden Bescheinigung ab, die du von den Behörden erhälst.
6. Krankenversicherung- Informiere den Mitarbeiter über die Wahlmöglichkeiten: Krankenversicherung in der Schweiz oder in Deutschland. Hierzu darfst du gerne die in diesem Dokument von mir vorbereiteten Informationen an den Grenzgänger:in weiterleiten, dort sind alle wichtigen Informationen zusammengefasst.
Sorge dafür, dass dir die entsprechenden Nachweise über die Krankenversicherung je nach gewähltem Modell (Optionenrecht) vorliegen und der Grenzgänger:in versichert ist.
Beantrage Bewilligungen immer vor Arbeitsantritt und melde alle Änderungen (Arbeitsverhältnis, Wohnsitz, Personalien) immer sofort den Behörden.
Zunächst stellt sich fast immer die Frage nach der Steuerpflicht. Grundsätzlich gilt: Wer in der Schweiz arbeitet, muss sein Einkommen hier versteuern. Für Grenzgänger:innen besteht jedoch eine Sonderregelung, nach der die Einkommensteuer in Deutschland erhoben wird – mit Anrechnung einer in der Schweiz abgezogenen Quellensteuer von 4,5 %. Diese Quellensteuer wird von dir als Arbeitgeber direkt vom Lohn einbehalten und an die Schweizer Behörden überwiesen.
Grenzgänger:innen beschäftigen – was Schweizer KMUs wissen sollten
Viele Schweizer Unternehmen profitieren von der Fachkompetenz und Nähe von Arbeitnehmer:innen aus Deutschland. Gerade für kleine und mittelständische Betriebe stellen sich jedoch beim Thema Grenzgänger:innen häufig komplexe Fragen, die nicht immer leicht zu beantworten sind.
Die Herausforderungen für Arbeitgeber
Wenn deutsche Mitarbeitende täglich zur Arbeit in die Schweiz pendeln, tauchen in Gesprächen mit der Personalabteilung oder der Geschäftsführung regelmäßig Fragen auf, wie etwa:
Steuern:
Wo muss ich meine Einkünfte versteuern – in Deutschland, in der Schweiz oder in beiden Ländern? Wie funktioniert die Quellensteuer in der Schweiz im Detail?Sozialversicherungen:
Bin ich in Deutschland oder in der Schweiz sozialversicherungspflichtig? Wie wirkt sich das auf meine AHV-Beiträge oder meine deutsche Rentenversicherung aus?Krankenversicherung:
Muss ich in der Schweiz krankenversichert sein oder kann ich eine deutsche Versicherung behalten? Welche Optionen habe ich und welche Fristen gelten?Familienleistungen und Kindergeld:
Aus welchem Land bekomme ich Familienzulagen oder Kindergeld, und wie werden diese Leistungen koordiniert?Renten- und Vorsorgefragen:
Zählt meine Beschäftigungszeit in der Schweiz für meine deutsche Rente mit? Und wie wirkt sich die Schweizer Pensionskasse (2. Säule) auf meine spätere Altersvorsorge aus?Arbeitnehmerrechte und Abwesenheiten:
Welche Regeln gelten bei Krankheit, Mutterschaft, Elternzeit oder Unfall – und unterscheiden sie sich stark von den deutschen Regelungen?
Zunächst stellt sich fast immer die Frage nach der Steuerpflicht. Grundsätzlich gilt: Wer in der Schweiz arbeitet, muss sein Einkommen hier versteuern. Für Grenzgänger:innen besteht jedoch eine Sonderregelung, nach der die Einkommensteuer in Deutschland erhoben wird – mit Anrechnung einer in der Schweiz abgezogenen Quellensteuer von 4,5 %. Diese Quellensteuer wird von dir als Arbeitgeber direkt vom Lohn einbehalten und an die Schweizer Behörden überwiesen.
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Sozialversicherungen. Anders als bei den Steuern richtet sich die Sozialversicherungspflicht im Regelfall nach dem Beschäftigungsland. Wer in der Schweiz arbeitet, ist auch in der Schweiz bei AHV/IV/EO, der Arbeitslosenversicherung, der obligatorischen Unfallversicherung und in der beruflichen Vorsorge (Pensionskasse) versichert.
Komplex ist oft die Frage der Krankenversicherung. Grenzgänger verfügen über ein sogenanntes Optionsrecht: Sie können wählen, ob sie sich in der Schweiz nach KVG oder in Deutschland in der gesetzlichen Krankenversicherung absichern möchten. Für Arbeitgeber ist es wichtig, dass Arbeitnehmer auf diese Frist hingewiesen werden – sie beträgt drei Monate ab Beginn der Tätigkeit in der Schweiz, danach ist die Entscheidung in der Regel bindend.
Auch das Thema Familienleistungen sorgt regelmässig für Unsicherheit. Grundsätzlich zahlt das Land, in dem gearbeitet wird – also die Schweiz. Wenn dort jedoch geringere Beträge als in Deutschland geleistet werden, besteht Anspruch auf die Differenz, das sogenannte „Differenzkindergeld“. Die Anmeldung erfolgt in der Regel über die Schweizer Ausgleichskasse, und die Auszahlung läuft über die Lohnabrechnung des Arbeitgebers.
Beim Blick auf die Zukunft möchten Grenzgänger:innen verständlicherweise wissen, wie es um ihre Renten und Vorsorgeansprüche steht. Hier gilt: Die in der Schweiz gezahlten AHV-Beiträge führen zu eigenen Rentenansprüchen, gleichzeitig bleiben auch die deutschen Rentenanwartschaften erhalten. Später werden diese Zeiten in beiden Ländern koordiniert und die Renten anteilig ausbezahlt. Hinzu kommt die obligatorische Vorsorge über die Pensionskasse in der Schweiz, deren Leistungen im Alter eine zentrale Rolle spielen.
Schließlich unterscheiden sich auch die arbeitsrechtlichen Regelungen zwischen den beiden Ländern. In der Schweiz gilt im Krankheitsfall zunächst die gesetzlich vorgeschriebene Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers, die vielfach über eine Krankentaggeldversicherung ergänzt wird. Auch die Unfallversicherung läuft in der Schweiz über das UVG und deckt Grenzgänger:innen umfassend ab. Beim Mutterschutz zahlt die Schweiz Mutterschaftsentschädigung über 14 Wochen, während eine vergleichbare Elternzeit, wie sie in Deutschland bekannt ist, hier nicht vorgesehen ist. Für Grenzgänger:innen gelten in diesen Fragen die Regeln des Beschäftigungslandes – also die Schweizer Vorgaben.
All diese und weitere Fragen werden in meinem Grenzgänger-Ratgeber umfassend beantwortet und du kannst deinen Grenzgänger darauf verweisen, falls er/sie Fragen hat, die sich nicht so einfach beantworten lassen.
Die besten Tipps fürGrenzgänger
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In meinem Ratgeber finden Grenzgänger:innen alles für einen gelungenen Start und darüber hinaus!
Er ist voller nützlicher Informationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen von A bis Z. Grenzgänger:innen erfahren, wie sie sich beim deutschen Finanzamt anmelden müssen, welche Unterlagen Sie nicht nur dafür sondern auch für Ihre Einkommenssteuererklärung in Deutschland benötigen und vieles mehr!
